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Job

Assistenz Administration, Buchhaltung, Finanzen & HR

  • Lausanne

50% (4-Tage-Woche)

Wir suchen eine Person, die die Administration von 23bis übernimmt.

Die Stelle in Kürze

Wir suchen eine Person, die die Administration von 23bis übernimmt. Du beherrschst die Schweizer Buchhaltung und das Arbeitsrecht. Du kannst Zahlen lesen und daraus klare Empfehlungen ableiten. Du unterstützt unser internes Team ebenso wie externe Mitarbeitende bei Fragen zu Verträgen und Löhnen, auf Französisch und Englisch.

Was ist 23bis?

23bis ist eine kreative Agentur und Produktionsfirma, eine zertifizierte B Corp, die seit über 10 Jahren in der ganzen Schweiz tätig ist. Wir sind 17 Personen, davon 13 in der Produktion, und arbeiten seit 2022 mit einer 4-Tage-Woche. Wir produzieren Filme, digitale Inhalte und Kommunikationskampagnen für Marken, Institutionen und NGOs, die Dinge nachhaltig und sinnvoll umsetzen wollen.

Das Besondere an dieser Stelle

Du übernimmst die Administration von 23bis und organisierst sie auf deine Art. Du hast Einblick in jeden Franken eines KMU mit 17 Personen, das in der ganzen Schweiz arbeitet: von der Rechnung eines Zürcher Dienstleisters bis zum Jahresabschluss. Diese Position ermöglicht dir einen Überblick, den sonst niemand im Unternehmen hat. Wir zählen darauf, dass du uns sagst, was die Zahlen aussagen, bevor wir dich danach fragen.

Deine Hauptaufgaben

Buchhaltung und Finanzen

  • Vollständige Führung der Buchhaltung bis zum Jahresabschluss.
  • Aufbau und Aktualisierung eines monatlichen Finanzdashboards zur Steuerung des Unternehmens: Cashflow, Kennzahlen, Rentabilität, Attraktivität und weitere relevante Aspekte.
  • Erstellung einer jährlichen Kostenrechnung mit Empfehlungen für die Budgets des Folgejahres.
  • Verbuchung und Bezahlung von Kreditorenrechnungen, Spesen und Zahlungseingängen.
  • Erstellung von Rechnungen und Nachverfolgung von Mahnungen.
  • Abstimmung der Konten und Kontrolle der Richtigkeit der Buchungen.
  • Aktive Mitarbeit an den monatlichen und jährlichen Abschlussprozessen in Zusammenarbeit mit unserem externen Finanzpartner und dem Finance Circle von 23bis.
  • Erstellung der MWST-Abrechnungen und Vorbereitung der notwendigen Unterlagen für Steuererklärungen, Audits und Kontrollen.


Personalwesen

  • Bearbeitung der administrativen Formalitäten im Personalbereich.
  • Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen.
  • Erstellung von Lohnausweisen, Praktikumsbestätigungen und vergleichbaren Dokumenten.
  • Abwicklung der Lohnverarbeitung für Festangestellte und Mitarbeitende im Stundenlohn.
  • Verwaltung der Personalversicherungen und Sozialleistungen, einschliesslich der Aktualisierung der Personaldossiers und der Verwaltung des Versicherungsschutzes.
  • Beantragung von Arbeitsbewilligungen und Bewilligungen für ausländische Mitarbeitende.


Gestion

  • Verwaltung der internen und externen Post.
  • Ablage, Organisation und Aktualisierung administrativer Dokumente.
  • Verwaltung und Nachverfolgung der Unternehmensversicherungen in Zusammenarbeit mit unserem externen Partner.

Rahmenbedingungen

  • 4-Tage-Woche: Am Freitag bleibt 23bis für alle geschlossen, ohne Lohnkürzung.
  • Pensum: 50 %, also 2 Tage pro Woche beziehungsweise 16 Stunden.
  • Arbeitsort: Lausanne.
  • Organisation: Flexible Arbeitstage, die wir gemeinsam festlegen, sowie Möglichkeit für Homeoffice.
  • Lohn: CHF 60'000 Bruttojahreslohn bei einem Pensum von 100 %, beziehungsweise CHF 30'000 brutto pro Jahr für diese 50%-Stelle.
  • Auszahlung: 12 Monatslöhne pro Jahr.
  • Ferien: 10 Tage für diese 50%-Stelle, entsprechend 4 Wochen bei einem Pensum von 100 %.
  • Vertragsart: Unbefristeter Arbeitsvertrag.
  • Stellenantritt: So bald wie möglich.